Cara Memasarkan Proposal
Posted on 23 November 2011.
Tampaknya sekarang Anda sudah bisa membuat atau menyusun sebuah proposal dengan baik. Setelah Anda membuat proposal dengan mengikuti langkah-langkah seperti yang dijelaskan di bab¬bab sebelumnya, kini tantangan yang harus Anda hadapi adalah bagaimana “memasarkan” proposal tersebut.
“Memasarkan” proposal adalah bagaimana cara Anda bisa meyakinkan pihak-pihak yang Anda tuju untuk mau menerima, menyetujui, atau mengabulkan apa yang Anda inginkan seperti tertera dalam proposal Anda. Usaha meyakinkan orang lain inilah yang tidak mudah, atau boleh dikatakan tidak juga sulit. Anda dituntut memiliki sejumlah keterampilan khusus untuk bisa “memengaruhi” orang lain agar menerima proposal yang Anda ajukan.
Anda tidak perlu khawatir, bacalah perlahan uraian di bawah ini, kemudian cobalah lakukan cara-cara tersebut dengan sesabar dan seulet mungkin. Yakinlah bahwa apa yang Anda harapkan bisa tercapai.
A. PEMBUATAN LIST CALON SPONSOR
Saat akan mengajukan proposal, Anda perlu membuat daftar atau list sponsor yang akan Anda ajukan di dalam proposal. Misalnya, daftar perusahaan sponsor, perlu disesuaikan dengan bentuk kegiatan yang akan Anda lakukan.
Listtersebut perlu mencantumkan nama perusahaan dan nomor kontak yang bisa dihubungi. Sebaiknya Anda memiliki kenalan di salah satu daftar perusahaan yang menjadi target proposal Anda. Kalau memang tidak ada, Anda bisa datang langsung ke bagian marketing atau humas di perusahaan tersebut.
Daftar tersebut memiliki banyak kegunaan.
a.Anda atau tim Anda bisa memproyeksikan perusahaan-perusahaan yang menjadi target utama atas proposal yang akan diajukan. Tentunya list tersebut muncul setelah melalui sejumlah analisis dan penelitian. Dengan adanya list ini, Anda bisa mengedepankan perusahaan-perusahaan yang menjadi priorotas. Misalnya, di antara 10 daftar perusahaan yang telah di list, Anda akhirnya memilih lima perusahaan terbaik menurut penilaian Anda atau tim.
Jika Anda sudah mengetahui perusahaan-perusahaan yang akan Anda bidik, langkah selanjutnya tinggal mengirimkan proposal-proposal tersebut ke masing-masing kantor. Atau bisa diajukan dengan cara datang sendiri. Itu ditentukan tergantung bagaimana keputusan yang Anda anggap paling baik dan tepat.
b.Saat satu perusahaan menolak atau enggan menerima proposal Anda, Anda bisa langsung mengajukan dan menawarkan kepada perusahaan lain. Sebagai sebuah usaha, proposal diabaikan atau bahkan ditolak sudah menjadi hal yang biasa. Namun, Anda perlu berusaha sebaik mungkin dengan tahapan dan cara yang telah Anda pelajari melalui berbagai buku, termasuk buku ini. Saat proposal Anda ternyata diabaikan atau ditolak, Anda sudah memiliki list perusahaan-perusahaan lain yang menurut Anda layak untuk disodorkan proposal terbaik Anda. Jadi, Anda tidak perlu bingung setelah kegagalan pertama itu. Anda bisa langsung action dengan keyakinan tinggi.
Istilah “marketing proposal” memang belum begitu populer. Istilah ini memberikan pandangan bahwa proposal perlu dipasarkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan, dengan cara-cara yang sifatnya menjual atau menarik perhatian. Tidak hanya berhenti pada rasa tertarik dengan isi proposalnya saja, tapi juga mampu mendorong pihak-pihak yang berkepentingan untuk menerima, menyetujui, mendukung, dan bahkan memenuhi tawaran yang Anda tawarkan.
Marketing proposal merupakan bagian dari strategi komunikasi untuk meloloskan proposal yang Anda tawarkan kepada klien Anda. Pentingnya komunikasi menunjukkan bahwa proposal bukan sekadar barang mati. Hal yang biasa dilakukan adalah Anda mengirim proposal itu melalui pos dan hanya menunggu apakah ada panggilan atau tidak, dengan begitu Anda tidak akan tahu apakah proposal Anda diterima atau ditolak. Sekarang sudah bukan zamannya lagi untuk sekadar menunggu proposal Anda agar bisa diterima oleh klien atau perusahaan atau lembaga yang Anda tuju. Ingat bahwa pada masa kini ada banyak proposal yang masuk ke kantor, perusahaan, lembaga donor, lembaga pemerintahan, atau lembaga pendidikan. Antara satu proposal dan proposal-proposal yang lain terjadi persaingan agar bisa diterima oleh lembaga yang dituju. Kalau proposal Anda berbentuk sederhana dan Anda tidak mampu berbuat apa-apa, hanya menunggu dan menunggu, proposal Anda akan sulit untuk diterima. Layaknya sebuah produk yang Anda hasilkan dan kemudian dipasarkan, proposal itu harus terlihat bagus, memikat, dan isinya pun mampu meyakinkan pihak¬pihak yang dituju. Proposal tersebut juga harus bisa dipasarkan dengan baik dan dengan cara yang cerdas.
Keberhasilan marketing proposal ditentukan oleh sejauh mana Anda mampu melakukan komunikasi dengan pihak-pihak yang dituju agar dapat menerima atas proposal yang Anda ajukan.
Dalam kajian komunikasi dikenal apa yang disebut dengan AIDDA, (attention, interest, desire, decision, clan action). Secara sederhana konsep ini dipahami sebagai strategi komunikasi yang disusun berdasarkan pencapaian kesadaran atas keberadaan suatu produk atau jasa (awareness), sehingga ada keinginan untuk memiliki atau mendapatkan produk (interest), sampai mempertahankan loyalitas klien (loyalty). Sementara itu tujuan komunikasi secara umum adalah untuk mencapai sejumlah perubahan, seperti perubahan pengetahuan (knowledge change), perubahan sikap (attitude change), perubahan perilaku (behaviour change), dan perubahan masyarakat (social change) (Rd. Soemanagara, 2006:5).
Dengan meminjam bahasa komunikasi pemasaran di atas, Anda bisa belajar bagaimana “memasarkan” proposal yang akan Anda jual kepada lembaga-lembaga yang Anda tuju. Pastikan bahwa proposal Anda mampu menimbulkan kesadaran dalam diri mereka, sehingga timbul minat dan keinginan untuk membaca, mempelajari, dan membuat keputusan atas apa yang Anda tawarkan dalam proposal tersebut.
Berikut ini akan dikemukakan tahapan-tahapan yang perlu diperhatikan oleh para pengaju proposal agar bisa mendapatkan hasil yang diharapkan. Tahapan-tahapan ini bisa Anda pelajari dan kemudian Anda praktikkan dengan sebaik-baiknya. Mudah-mudahan memberikan banyak manfaat buat Anda. Jadi, cobalah agar Anda bisa meraih masa depan yang cerah!
B. PENETAPAN WAKTU PENGAJUAN PROPOSAL
Pada umumnya, proposal diajukan kepada lembaga, perusahaan, atau klien dalam kondisi yang tidak tepat. Sebaiknya proposal itu diajukan pada saat anggaran perusahaan atau lembaga sedang disusun. Inilah saat yang tepat untuk memasukkan proposal ke perusahaan atau lembaga tersebut. Sebab, kondisi anggaran perusahaan yang sedang disusun membuka peluang proposal Anda untuk diterima.
Waktu yang tepat memengaruhi hasil yang tepat pula. Di sinilah diperlukan kejelian Anda untuk menyiasati keadaan perusahaan alon klien Anda. Artinya, sebelum mengajukan proposal, Anda perlu mempelajari kondisi perusahaan klien terlebih dahulu.
Proposal Anda juga perlu dimasukkan pada saat perusahaan klien sedang membutuhkan dan menunggu-nunggu ide yang baru dan segar. Ide-ide semacam inilah yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengadakan kegiatan-kegiatan yang dapat meningkatkan berbagai keuntungan dan kepentingan. Masuknya proposal pada saat yang tepat akan mudah dilirik oleh perusahaan klien.
Jangan sampai datangnya proposal berbarengan dengan datangnya tagihan ke perusahaan klien Anda. Dalam kondisi seperti ini, peluang proposal Anda menjadi menipis. Yang jelas perusahaan tersebut akan mementingkan tagihan-tagihan daripada menerima proposal Anda. Untuk perusahaan yang ukurannya besar, urusan tagihan menjadi persoalan yang terpisah dengan urusan surat-menyurat atau proposal.
C. PASTIKAN PROPOSAL DI TANGAN ORANG YANG TEPAT
SaatAnda memasukkan proposal kesebuah lembaga (pemerintahan atau swasta), instansi, atau perusahaan, pastikan bahwa proposal tersebut sudah jatuh ke tangan orang yang tepat. Maksudnya, saat Anda memasukkan proposal dengan cara datang langsung, pastikan bahwa proposal itu minimal sudah bisa berada di tangan sekretaris atau orang yang memang bertanggung jawab dalam urusan surat-menyurat kantor.
Namun, Anda kemudian jangan terlalu berharap pada sekretaris kantor perusahaan tersebut. Karena biasanya sekretaris kantor tidak sepenuhnya memahami urusan-urusan proposal. Pada umumnya ia langsung mendelegasikan surat-surat dan proposal-proposal itu sesuai dengan bagian-bagian di dalam struktur perusahaan.
Anda perlu memastikan kepada sekretaris kantor apakah proposal yang Anda kirim sudah diterima atau belum. Jika telah diterima, pastikan juga apakah proposal itu sudah ada di tangan orang yang bertanggung jawab dalam urusan ini. Jadi, berusahalah secara aktif untuk sering-sering menelpon untuk menanyakan perkembangan proposal Anda. Tentang kegiatan follow up proposal akan dibahas nanti.
Untuk itu, Anda diharapkan mencari cara yang kreatif sehingga Anda bisa mendapatkan nomor kontak personal (contact person) dari orang yang bertanggung jawab pada urusan masuknya proposal-proposal masuk ke dalam lembaga atau perusahaan klien. Anda bisa menanyakan hal ini pada sekretaris atau pihak humas (public relations). Contact person yang perlu Anda cari paling tidak adalah orang yang memiliki kewenangan penuh untuk menetapkan anggaran keuangan perusahaan. Bisa saja manajer promosi, manajer marketing, ataupun manajer public relations.
Setelah mendapatkan nomor kontak, Anda bisa melanjutkannya dengan langkah negosiasi yang bertujuan untuk memengaruhi cara pandang target person agar mau mempertimbangkan proposal yang Anda ajukan.
D. CARA MEMENGARUHI TARGET PERSON
Teknik memengaruhi orang lain (influence tactics) mutlak di perlukan saat Anda berusaha ingin menggolkan proposal. Karena proposal yang telah Anda buat harus sampai ke tangan pihak yang bersangkutan. Setelah sampai ke tangan orang yang tepat, dan Anda telah mendapatkan contact person yang bertanggung jawab dalam urusan proposal, langkah selanjutnya adalah bahwa Anda dituntut mampu memengaruhi orang tersebut agar mau mengambil tindakan selanjutnya.
Tindakan selanjutnya yang dimaksud adalah agar target person mau memproses proposal yang Anda ajukan, dimulai dari adanya kesediaan untuk membaca dan mencermati proposal. Kalau target person ternyata bukan direktur/pimpinan perusahaan, paling tidak ia bersedia mengomunikasikan proposal Anda kepada pengambil kebijakan tertinggi di kantor perusahaan. Target person tersebut tentunya sudah membaca dan mencermati terlebih dahulu proposal yang Anda ajukan, sehingga ia mampu menyampaikan poin-poin penting dalam proposal kepada direktur/pimpinan perusahaan. Pada umumnya, direktur/pimpinan perusahaan sering merasa sibuk sehingga tidak memiliki banyak waktu untuk membaca semua surat dan proposal yang ada di meja kerjanya. Mereka hanya akan memperhatikan penyampaian informasi dari manajernya. Kalaupun direktur tersebut berkesempatan membaca proposal, biasanya sekilas saja.
Kemampuan Anda bernegosiasi dan memengaruhi target person merupakan langkah kegiatan yang sangat penting. Di sini Anda dituntut mampu memengaruhi orang atau pihak yang berwenang untuk mengambil kebijakan. Tentunya cara yang perlu Anda lakukan adalah dengan cara yang baik dan sesuai dengan etika kehumasan. Dalam hal ini, Anda tentunya tidak begitu saja memengaruhi orang lain karena akan terkesan seperti seseorang yang memaksa dan terlihat tidak profesional. Untuk itu, pelajarilah teknik memengaruhi orang lain!
E. PENINDAKLANJUTAN PERKEMBANGANPENGAJUAN PROPOSAL
Kalau proposal Anda telah berada di tangan orang yang tepat, langkah selanjutnya adalah bagaimana Anda menindaklanjuti atau melakukan follow up agar mendapat hasil yang sesuai dengan harapan Anda. Kegiatan follow up ini perlu Anda lakukan karena jika tidak, proposal Anda akan segera dilupakan oleh pihak perusahaan atau lembaga klien.
Tahap follow up merupakan tahap yang tidak jelas karena memang keputusan ada dan bergantung pada masing-masing perusahaan. Saat Anda mengajukan proposal, baik mengirimkan melalui pos atau datang langsung, dan kemudian mendapatkan tanggal jawabannya, apa yang akan Anda lakukan? Ya, Anda perlu melakukan follow up. Segera lakukan kontak kalau memang tanggal yang Anda tunggu-tunggu telah tiba. Jangan sia-siakan kesempatan untuk melakukan follow up ini.
Kegiatan follow up ini perlu dilakukan dengan cara menelpon terlebih dahulu, menanyakan bagaimana perkembangan proposal Anda. Kalau ternyata belum ada jawaban melalui telepon, Anda perlu mendatangi langsung kantor perusahaan klien. Dengan datang langsung, Anda bisa bertemu dengan orang yang menangani proposal Anda. Perlu dicatat di sini bahwa cara datang langsung memiliki keunggulan dibandingkan dengan hanya mengontak target person melalui telepon. Mengapa? Sekarang ini, orang-orang penting di perusahaan mana saja tentu banyak yang sedang sibuk di saat jam kerja. Mereka mengurusi banyak hal. Jika Anda ingin menanyakan proposal yang telah dikirim ke perusahaan klien Anda, bergegaslah untuk berpikir, “Mengapa tidak datang langsung saja?” Tidak menelpon sah-sah saja, tetapi perlu diperhatikan apakah dengan menelpon lalu urusan selesai. Tidak. Sebab, biasanya pertanyaan Anda hanya akan disimpan, belum tentu disampaikan menjadi bahan pertimbangan selanjutnya. Dengan Anda datang langsung, maka target person akan berpikir bahwa Anda memang benar-benar serius dengan proposal yang Anda ajukan.
Yang perlu Anda perhatikan di sini adalah Anda perlu mengontak target person pada hari, tanggal, dan waktu yang tepat (sesuai dengan jadwal yang telah diberikan). Ketepatan waktu menunjukkan komitmen dan keseriusantermasuk kedisiplinan dalam pola kerja perusahaan Anda sendiri. Jadi, ini perlu diperhatikan karena mungkin saja perusahaan klien memang tengah menunggu kontak dari Anda. Saat awal kontak dilakukan, Anda perlu sedikit berbasa-basi dan kemudian memperkenalkan diri Anda. Setelah itu baru Anda jelaskan tujuan Anda untuk menanyakan kelanjutan proposal yang telah Anda ajukan beberapa saat sebelumnya.
Saat mendengarkan jawaban dari perusahaan klien Anda, biasanya ada tiga jawaban umum yang diberikan.
a.”Maaf, kebetulan perusahaan kami belum bisa menerima kerja sama yang ada”. Jika jawabannya memang demikian, Anda tinggal mencoretnya dari list, dan Anda bisa mengajukan proposal ke perusahaan lain, sebagaimana data yang ada dalam list Anda. Yang penting Anda jangan patah semangat, teruslah berusaha.
b.”Maaf manajer kami baru pulang dari luar kota, jadi belum sempat dibaca, bagaimana kalau besok lusa Anda menghubungi lagi”. Jawaban ini sedikit memberikan harapan karena proposal Anda belum sepenuhnya ditolak. Anda tinggal mengontaknya kembali dengan sambil berharap bahwa proposal Anda bisa diterima.
c. “Ya Mas, kami tertarik untuk kerja sama ini, kapan kira-kira kita bisa bertemu untuk membahas lebih lanjut?”. Jawaban ini cukup melegakan hati Anda karena kini Anda memiliki peluang 50 : 50. Dengan kata lain, lima puluh persen langkah terlewati, kini Anda tinggal berpikir bagaimana melanjutkan langkah berikutnya. Berikan kesempatan kepada perusahaan klien untuk menentukan waktu pertemuan dengan Anda. Anda pun slap memenuhi permintaan tersebut
Jawaban nomor tiga di atas memberikan peluang kepada Anda untuk melakukan tindakan urgen selanjutnya, yaitu kegiatan negosiasi. Kegiatan ini selengkapnya bisa Anda baca di bab tentang teknik negosiasi dalam buku ini.
F. LANGKAH LANJUTAN JIKA PROPOSAL DITERIMA
Kalau proposal sudah sepenuhnya diterima, biasanya akan ada penandatanganan kesepakatan kontrak kerja sama. Artinya, negosiasi Anda berjalan sukses. Namun, perlu diingat bahwa sebelum Anda menandatangani kontrak, pelajari kontrak dengan detail dan teliti. Jangan ada yang terlewat sedikit pun. Jangan biarkan ada satu butir pasal pun yang mengandung multi interpretasi.
Pasal semacam irii biasanya akan disalahgunakan oleh pihak yang berhasrat untuk melakukan kecurangan. Sebagai alat hukum, kontrak kerja sama harus bisa diterima oleh kedua boleh pihak. Kalau Anda sudah merasa yakin bahwa butir-butir pasal dalam kontrak tersebut tidak ada yang merugikan pihak Anda, bubuhilah tanda tangan. Setelah itu, siapkan semua persyaratan yang harus ada dalam ikatan kerja sama sah secara hukum ini.
Setelah kesepakatan kontrak kerjasama secara sah dilakukan, tugas Anda kemudian adalah bagaimana menjaga kepercayaan ini dengan profesionalisme yang sangat baik. Jangan kecewakan klien Anda sedikit pun. Berikan yang terbaik sesuai dengan janji Anda kepada mereka.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar